Con él
podrá abordar la gestión de su empresa de una forma cómoda
y sencilla sin necesidad de ningún tipo de conocimiento previo
de informática, por lo que podrá ser utilizado por cualquier
persona de su empresa sin ninguna dificultad. El programa es mutioficina
y multiempresa. En una operación de alquiler, el número
de elementos incluidos es flexible.
El
funcionamiento del este programa esta totalmente basado en las ventajas
de claridad y funcionalidad que permite el entorno gráfico
de trabajo de windows. La
Gestión de Taller puede ser un sistema independiente o vinculado
tanto al programa de Alquiler de Maquinaria como el de Alquiler
de Vehículos.
Pulsar en las miniaturas para ver las fotos a tamaño original
Productos
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Recambios
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Gestión de Stocks
Operarios
---------------- -
Mantenimiento de Operarios. ----------------
Ventas
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Presupuestos a Clientes
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Pedidos de Clientes
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Albaranes a Clientes
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Ordenes de Trabajos
Facturación
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Agrupar los Alabaranes y/o las OTs. ----------------
Compras
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Solicitud de Cotización
---------------- -
Pedidos a Proveedoress
---------------- -
Albaranes de Proveedoress
Especificaciones
Tècnicas
---------------- - Base
de Datos
---------------- - Lenguaje
de Desarrollo
---------------- -
Terminal Server
Recambios
Este fichero contendrá todos los códigos de producto que
deseemos gestionar mediante nuestro programa con dos objetivos: gestionar
stocks y disponer de estadísticas y listados de utilización.
De este modo, si no nos interesa ninguno de estos dos objetivos, podemos
renunciar al registro de estos productos en el fichero.
La información de la pantalla está claramente agrupada en
diferentes apartados:
General:
Disponemos de dos nombres del producto. El nombre2 será el usado
en la relación con los proveedores (pedidos a proveedores) si es
que está rellenado. Básicamente permite definir en un idioma
extranjero el nombre del producto para que salga así escrito en
los pedidos a proveedores.
El precio de venta puede ser un importe indicado "a mano", o
calculado en base al precio de coste más un margen (según
indiquemos en configuración de empresa).
Es personal: es una marca que indica si este código de producto
es en realidad para facturar horas de personal. De este modo, podremos
tener creados como producto: horas normales, horas extras, horas de especialista,
horas de desplazamiento, etc, con diferentes precios de venta. Cuando estemos
registrando una OT, en el apartado de mano de obra, el programa nos aceptará como
código de producto únicamente los aquí marcados.
El campo stock actual, que vemos en azul, y por lo tanto no modificable,
es calculado a partir de la pestaña de almacén/stock, siendo
la suma de los stocks de los diferentes almacenes de que disponemos.
Proveedor:
El programa permite registrar uno o varios proveedores alternativos de
un producto, siendo uno el "predeterminado". Cada proveedor tendrá su
coste para ese producto, así como la posibilidad de un código
propio (referencia)
Precios Especiales:
Podemos definir un precio para cada producto y cliente, de modo que al
realizar operaciones (albaranes a clientes u OTs), heredará el precio
especial con ese cliente en caso de estar definido. Esta aplicación
es habitualmente usada para definir precios especiales en la mano de obra
con diferentes clientes.
Modelos:
Diferentes modelos de máquinas/vehículos para los que sirve
este recambio.
Gestión
de Stocks
Stocks
Para gestionar los stocks, tenemos los siguientes elementos:
Almacenes:
En este fichero registraremos los diferentes "almacenes" que deseemos
gestionar con la aplicación. Estos "almacenes" pueden ser reales,
es decir, diferentes naves donde dispongamos de productos, o por ejemplo, pequeños
almacenes en furgonetas de mecánicos. En las salidas de recambios (desde
albaranes u órdenes de trabajo), podremos indicar siempre cual es el almacén
de salida del material.
Disponemos dentro del menú de stocks de la posibilidad de gestionar TRASPASOS
ENTRE ALMACENES.
Inventario:
A través de este formulario se regularizarán las existencias de
los productos que hayan sido inventariados,
Tanto sea con un inventario ‘progresivo’, o del realizado por el
cierre de ejercicio.
Recálculo:
Es posible realizar un recálculo de existencias a fin de asegurarse que
las mismas sean consecuencia de entradas y salidas reales a partir de un stock
de
inventario, y no de asignaciones arbitrarias.
De todos los datos de la pantalla de operario (la mayoría puramente informativos), hay dos importantes:
Código de producto: será el código de producto por defecto para sus horas (para poder tener registradas por ejemplo, varios tipos de horas según las categorías de los operarios; horas aprendiz, horas normales, horas oficial).
PC hora: precio de coste hora. Lo calcularemos dividendo el coste total del operario en un año (incluyendo sueldo, pagas extras, seguridad social, etc), entre el número de horas aproximadas de trabajo en un año. Este datos será de interés a la hora de calcular la rentabilidad de cada operación (OT).
Podemos realizar presupuestos de venta de máquinas, o de reparaciones/recambios.
En los presupuestos de venta de máquinas podemos indicar si deseamos que se muestre también la foto de la máquina.
Los presupuestos se realizarán a clientes reales o a clientes potenciales (recordemos que ambos se encuentran registrados en el mismo fichero de clientes.
Desde la pantalla de presupuestos podemos crear una factura proforma para poder imprimir con este formato (sobre todo para tramitar leasings sobre máquinas, etc).
Disponemos de la posibilidad de indicar si el presupuesto ha sido aceptado, no aceptado (disponiendo de un fichero codificado de motivos de no aceptación) o está pendiente. Estas informaciones, de las que disponemos de listados, nos serán útiles para el seguimiento comercial de los presupuestos.
En la segunda pantalla de presupuestos, disponemos de la posibilidad de imprimir una presentación al cliente, de modo que el texto que se imprimirá del presupuesto será el indicado en esta pantalla, en lugar del redactado en las líneas de la pantalla previa. Esta opción es útil en ocasiones para presupuestos de reparación de máquinas, en los que no deseamos que el cliente vea todo el desglose de la reparación.
Podemos gestionar pedidos de cliente (tanto de venta de máquinas como de recambios/reparación). Cuando una petición del cliente se sirve de inmediato, no es habitual gestionar pedidos, sino que trabajamos directamente sobre albaranes.
En caso, por ejemplo, de que la entrega no va a ser inmediata, sí es habitual gestionar el fichero de pedidos de clientes, para conocer en todo momento los pedidos que se encuentran pendientes de servicio.
En la segunda pestaña, disponemos de la posibilidad de indicar un lugar de entrega, que puede ser una dirección heredable del fichero de clientes (básicamente para aquellos casos en que se facturará a un cliente pero se le entregará a otro).
Tenemos la posibilidad de heredar los datos de un presupuesto a un pedido de cliente.
La pantalla de albaranes de clientes nos permitirá gestionar entregas de productos a clientes. Recordemos que los albaranes de entrega de material y las OTs están en el mismo fichero, y esto nos será útil a la hora de facturar.
Podemos distinguir ambos casos en todo momento, indicando un tipo de albarán especial para los albaranes de entrega (que podemos dejar ya marcado en configuración de empresa) .
Disponemos de la opción de heredar los datos de un pedido de cliente a un albarán, indicándose ya en el pedido de cliente que están servidas dichas unidades (que puede no ser la totalidad del pedido).
En caso de tratarse de un albarán facturable, podemos facturarlo directamente desde esta pantalla.
Ordenes
de Trabajo:
Las órdenes de trabajo (OT) son todos los documentos de las intervenciones
realizadas sobre las máquinas. Estas intervenciones pueden ser reparaciones
o mantenimientos, facturables o no facturables, etc. Todas se registrarán
en la pantalla de órdenes de trabajo, y posteriormente, el programa
ya permitirá separar cada caso, y facturar únicamente las
que debamos.
El fichero de Ordenes de trabajo es el mismo que el de albaranes a clientes,
de modo que podamos unirlos en la facturación.
La información de la pantalla está agrupada en diferentes
pestañas:
General: contiene la información básica de la OT: fecha de
registro, fecha prevista de reincorporación (o fecha esperada de
finalización de la tarea), empresa, cliente (y opcionalmente, la
delegación del cliente), máquina (según un parámetro
de configuración, aparecerán sólo las máquinas
de ese cliente o todas). El programa nos muestra el campo "dirección
de la máquina" y los km de distancia del cliente (sacado de
la ficha de cliente, a nivel informativo). Proveedor (indicaremos un código
de proveedor en caso de que se trate de una intervención que no
realizarán nuestros operarios, sino un proveedor), vendedor (para
ligarlo a una posterior gestión de liquidación de comisiones).
Lugar de trabajo de la máquina (por defecto heredado de la ficha
de la máquina, pero modificable), tipo de albarán o reparación
(de donde heredará el programa si por defecto esta OT es o no facturable),
contador de horas o km en este momento de la máquina, precio hora
(si marcamos uno específico para esta OT en cuanto a precio de horas
de operarios) y almacén de salida del material (almacén general,
o una furgoneta de un mecánico, por ejemplo).
Avisos: es el apartado en el que se especifica lo que se debe hacer a la
maquina. Podemos heredar los datos del fichero de intervenciones previamente
definido (necesario en caso de que se trate de un mantenimiento y se desee
gestionar en la previsión de mantenimientos). Desde esta pantalla
se puede imprimir el AVISO DE TALLER.
Productos: indicaremos todos los recambios que intervienen en esta intervención
Pueden estar o no en el fichero de productos. En caso de que el cliente
tenga un precio especial para ese recambio, se heredará. Siempre
podemos cambiar los precios de venta. Pulsando en la barra "datos
opcionales", podemos registrar el coste del producto (necesario evidentemente
en caso de productos no codificados).
Mano de Obra: registraremos las horas empleadas en esta intervención,
indicando para cada línea el operario, y el código de producto
a facturar (por ejemplo, horas de desplazamiento, horas normales, etc)
Resumen: El programa muestra totales de costes, precio de venta y margen
tanto de piezas como de mano de obra. Permite modificar si es o no facturable
y facturar.
de un periodo de un cliente en una sola factura. Proceso de facturación automático.
Esta es una pantalla similar a la de pedidos de proveedores y que nos permite solicitar una cotización sobre una serie de productos a un proveedor. En ocasiones, antes de realizar un pedido a un proveedor, solicitamos a varios una cotización, tramitando posteriormente el pedido a aquel proveedor con condiciones más ventajosas.
Este pantalla permite registrar pedidos de productos a proveedores. Por defecto, al seleccionar el proveedor, cuando busquemos productos nos aparecerán aquéllos referenciados para este proveedor (aquellos definidos para este proveedor en la pantalla de proveedores de la ficha de producto)
En la segunda pestaña podemos registrar un dirección de entrega (en caso de que no sea la nuestra), pudiendo heredarla de un cliente (en caso de que deseemos que se entregue directamente en un cliente),
Una vez se vayan registrando albaranes de proveedor de este pedido, se irá actualizando el campo "servidos" de las líneas de pedido, pudiendo consultar desde la pantalla de pedido aquellos albaranes vinculados.
Albarán de proveedor es el proceso que suma stock (es decir, los pedidos a proveedores no han sumado stock). En el albarán indicamos el almacén de destino del material.
En caso de que se trate de un albarán proveniente de un pedido, al indicarlo, el programa irá "restando unidades pendientes de servir".
El icono imprimir etiquetas permite obtener etiquetas con código de barras de los productos entrados en este albarán.
Especificaciones
Técnicas
Base de Datos:
KARVEWIN puede trabajar con base de daros SYBASE o SQL SERVER de microsoft,
con lo que es la empresa cliente quien puede decidir la base de datos
más idónea, dependiendo del número de usuarios.
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Lenguaje de
Desarrollo:
Karvewin, programa de gestión de alquiler está desarrollado
en lenguaje VISUAL BASIC. La elección del lenguaje de desarrollo
responde esencialmente a que es propiedad de MICROSOFT, con lo que se
garantiza la integridad de las aplicaciones con la ofimática
de Microsoft (Word, Excel, etc), y la evolución futura del lenguaje,
y por otro lado, a que es un lenguaje muy extendido y estudiado en los
centros de enseñanza, con lo que es más fácil para
una empresa como la nuestra encontrar técnicos formados en éste.
El programa ha sido desarrollado integramente con tecnología
CLIENTE-SERVIDOR, lo que potencia su eficiencia en grandes redes de
trabajo, y con tecnología ADO de acceso a base de datos. Todo
los informes están enlazados con CRISTAL REPORTS, que es la herramienta
más estándar y potente para gestión de listados.
Esto posibilita imprimir directamente desde programa tanto informes
como gráficos, previsualización, posibilidad de grabar
el resultado del informe en un fichero para tratarlo posteriormente,
enlazarlo con fax o email, etc.
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Terminal
Server:
El programa puede trabajar en una empresa con una red local de ilimitado
número de puestos de trabajo. En caso de desear trabajar con
redes remotas, la mejor solución es instalando un servidor windows
2000 Con TERMINAL SERVER. Esto posibilita que diferentes oficinas de
la misma empresa puedan trabajar con una base de datos centralizada.
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